GlobalGED

GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou somente GED, é um conjunto de tecnologias e procedimentos para o gerenciamento de documentos e informações em meio digital.

As tecnologias do GED estão divididas em cinco funcionalidades básicas: captação, gerenciamento, armazenamento, distribuição e preservação. Dentro dessas funcionalidades, cada tecnologia tem uma função específica.

Essas tecnologias, trabalhando reunidas ou isoladamente, promovem a organização de informações não-estruturadas.

OBJETIVOS

O GlobalGED é um sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos, baseado na web, viabilizando a utilização de conteúdos eletrônicos em ambientes corporativos.

A implementação de todos os recursos e ferramentas necessárias para permitir o armazenamento e o controle de fluxo entre as partes envolvidas no processo da digitalização de documentos eletrônicos.

O GlobalGED garante a privacidade das informações, fornecendo todas as evidências necessárias para garantir as transações eletrônicas, prevenindo e detectando alterações ou manipulações fraudulentas de conteúdos eletrônicos.

NECESSIDADES

Armazenar com segurança e integridade as centenas de milhares de documentos distribuídos entre os departamentos, evitando extravios e perdas dos originais;

Centralizar e criar uma base de conhecimento com todo o conteúdo de informações;

Reduzir tempo e custos com processos que causam redundância e ampliação geométrica no volume de documentos em papel (fotocopias);

Organizar tais documentos de forma eficiente e inteligente de modo que sua localização se faça no menor tempo possível;

APLICABILIDADE

O GlobalGED garante a integridade, a autoria e a validade jurídica de conteúdos eletrônicos, podendo ser aplicado a formulários, contratos, procurações, relatórios, imagens, mandatos, notificações, balanços, declarações, resultados de exames, prontuários médicos, propostas e apólices de seguros, arquivos eletrônicos transferidos entre empresas, viabilizando a eliminação do uso do papel e a diminuição dos custos de emissão, armazenamento e descarte destes documentos.

CONFIABILIDADE

Um documento registrado pelo GlobalGED é confiável porque:

Os dados manipulados ficam armazenados em bancos de dados, podendo ser acessados somente pelas partes contratadas;

Todas as operações são registradas de modo a permitir o rastreamento e auditoria das mesmas;

FUNCIONALIDADES

Possibilita o registro de documentos eletrônicos em um servidor externo, funcionando como um repositório seguro de documentos eletrônicos que poderão ser visualizados, impressos, exportados e enviado por email a qualquer momento, pelas pessoas autorizadas;

Mantém os documentos eletrônicos armazenados pelo período indeterminado a cada tipo de documento ou operação;

BENEFÍCIOS

Melhor relação CUSTO x BENEFICIO;

Ferramentas de alta-produtividade;

Redução de tempo de localização de documento;

Segurança no arquivamento dos documentos;

Não há desgastes ou perdas de informações com o passar do tempo;

Compartilhar documentos entre empresas e setores;

Classificação de documentos como publico ou privado;

INTEGRAÇÃO AO SISTEMA

O GlobalGED integrado a qualquer sistema previamente existente e customiza de acordo com as necessidades da empresa.

O GlobalGED desenvolve as novas ferramentas ou alterar as já existentes, incorporando funcionalidades do GlobalGED ao Sistema da Empresa.

INTEGRAÇÃO A SISTEMAS DE:

Advocacia

Bancos

Cartório

Comércio

Concessionárias

Escritórios de Contabilidade

Imobiliárias

Indústrias

INTEGRAÇÃO A SISTEMAS DE:

Instituições de ensino/Faculdades e Universidades

Lojas

RH

Seguradoras/Corretoras de Seguro

Setor Médico/Hospitalar/Clinicas

XML do Sistema

e Outros

PROCESSO DO GED

VALIDAÇÃO DA DIGITALIZAÇÃO

Foi aprovado ontem pelo Senado, o projeto que pode dar o mesmo valor jurídico de documentos firmados em papel a documentos digitalizados. O projeto de lei da Câmara da então deputada Angela Guadagnin circula pelo Congresso desde 2007, e segue para sansão da presidente Dilma Rousseff.

O texto prevê a equivalência desses documentos, desde que a integridade e autenticidade sejam mantidas.

O relator do projeto, Aloysio Nunes Teixeira do PSDB-SP, garante que as novas regras irão reduzir o uso de papel, que está sendo substituído por novas tecnologias.

VALIDAÇÃO DA DIGITALIZAÇÃO

Para ele, a necessidade de manutenção de documentos em papel será cada vez mais rara.

“A eliminação de toneladas de papel certamente se traduzirá em expressiva redução de custo para as empresas brasileiras e em benefícios para o meio ambiente”, afirmou o Senador.

Para garantir que o documento não foi modificado e contém as informações originais, será preciso a emissão de um certificado digital feito pelo ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras).

Um sistema de indexação terá de ser adotado por empresar que aderirem ao mecanismo eletrônico.

VALIDAÇÃO DA DIGITALIZAÇÃO

A nova regra pode ajudar no cumprimento da Lei de Acesso a Informações Públicas, que estabelece a possibilidade de fornecimento de informações por meios digitais.

A lei obriga que os órgãos garantam a proteção da informação, se garantida sua disponibilidade, autenticidade e integridade das informações disponíveis para acesso.